Байгууллагын нээлттэй систем гэж юу вэ?

Байгууллагын нээлттэй систем гэдэг нь гадаад орчинтойгоо мэдээлэл, нөөц, энерги, бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний түвшинд харилцан үйлчлэлтэй байдаг системийг хэлдэг. Харин байгууллага бол өөрөө олон дэд системээс бүрдсэн цогц бүтцийн нэг төрөл тул түүнийг нээлттэй систем хэмээн авч үздэг.

Системийн үндсэн ойлголт

Систем гэдэг нь тодорхой зорилгын төлөө ажилладаг, хоорондоо уялдаа холбоотой бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн нэгдэл юм. Жишээ нь байгууллага нь дараах үндсэн бүрэлдэхүүнүүдтэй байж болно:

• Хүний нөөц
• Санхүүгийн эх үүсвэр
• Үйлдвэрлэл, үйлчилгээний процесс
• Бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ
• Удирдлагын бүтэц

Нээлттэй системийн онцлог

Нээлттэй систем нь дараах шинж чанаруудтай:

• Гадаад орчноос оролт авна – жишээ нь: түүхий эд, ажиллах хүч, мэдээлэл, хөрөнгө, технологи гэх мэт.
• Дотооддоо боловсруулна – байгууллагын үйл ажиллагаа, үйлдвэрлэл, менежмент, стратеги төлөвлөлт явагдана.
• Гаралт үүсгэнэ – бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, шийдвэр, инновац гэх мэт.
• Гадаад орчинд буцааж гаралт хүргэнэ – хэрэглэгчдэд бүтээгдэхүүн нийлүүлэх, нийгэмд шинэчлэл авчрах гэх мэт.

Гадаад орчны нөлөөлөл

Нээлттэй систем бүхий байгууллага дараах гадаад хүчин зүйлүүдэд байнга нөлөөлөгддөг:

• Эдийн засгийн нөхцөл байдал (үнийн хэлбэлзэл, инфляц)
• Технологийн хөгжил
• Хууль эрх зүйн орчин
• Өрсөлдөгчид ба зах зээл
• Хэрэглэгчийн хандлага, шаардлага
• Нийгмийн соёлын өөрчлөлт

Дасан зохицох чадвар

Нээлттэй системтэй байгууллагууд:

• Орчны өөрчлөлтөд мэдрэмжтэй хариу үзүүлдэг
• Шинэ нөхцөлд уян хатан, хурдан зохицдог
• Инновац, шинэчлэлд нээлттэй байдаг
• Урт хугацааны тогтвортой байдлыг хангаж чаддаг

Жишээ тайлбар:

Жишээ: Нээлттэй системтэй худалдааны компани

• Оролт: Зах зээлээс ирсэн хэрэглэгчийн эрэлт, нийлүүлэгчээс орж ирсэн бараа бүтээгдэхүүн, ажилтан ажилд орох
• Дотоод процесс: Маркетинг хийх, борлуулалтын сувгуудыг ажиллуулах, хэрэглэгчийн санал хүсэлт цуглуулах
• Гаралт: Хэрэглэгчдэд нийлүүлж буй бараа, үйлчилгээ, хэрэглэгчийн сэтгэл ханамж, орлого

Хэрвээ хэрэглэгчийн хандлага өөрчлөгдөх (жишээ нь онлайн худалдан авалт давамгайлах) тохиолдолд энэ байгууллага өөрийн дотоод бодлого, сувгуудыг шинэчилж онлайн дэлгүүр ажиллуулж эхлэх шаардлагатай болно. Энэ бол нээлттэй системийн дасан зохицох үйл явц юм.

Дүгнэлт:

Байгууллага нээлттэй систем байх нь түүний амжилт, тогтвортой хөгжилд үндсэн нөхцөл болдог. Учир нь өнөөдрийн эрчимтэй өөрчлөгдөж буй нийгэмд зөвхөн гаднаас орж ирэх мэдээлэлд суурилж, дотоодоо шинэчлэх чадвартай байгууллага л оршин тогтнох боломжтой.

Нээлттэй систем болон ERP-ийн уялдаа холбоо

ERP (Enterprise Resource Planning) гэдэг нь байгууллагын үндсэн үйл ажиллагаа (санхүү, хүний нөөц, нөөцийн бүртгэл, үйлдвэрлэл, борлуулалт, худалдан авалт гэх мэт)-г нэг нэгдсэн системд оруулж, мэдээллийг нэгтгэн боловсруулах, үйл явцыг автоматжуулах, шийдвэр гаргалтыг оновчтой болгох зорилготой программ хангамж юм.

Нээлттэй системийн бүтэц:

Шатлал	Үүрэг
Оролт	Гадаад орчноос мэдээлэл, түүхий эд, ажилтан, захиалга авна
Процесс	Байгууллагын дотоод үйл ажиллагаа явагдана
Гаралт	Бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, шийдвэр, үр дүн гарах

ERP системийн бүтэц:

ERP систем нь дээрх процесс хэсэгт шууд нөлөөлдөг. Өөрөөр хэлбэл:

• Гадаад орчноос орж ирсэн оролтыг (захиалга, нөөц, худалдан авалт) төвлөрүүлж бүртгэнэ
• Тухайн мэдээллийг байгууллагын бүх хэлтсүүдэд бодит цаг хугацаанд хуваалцаж өгнө
• Шийдвэр гаргалт, үр ашигтай менежмент хийх боломжийг олгоно
• Гаралтыг (борлуулалтын үр дүн, тайлан, хэрэглэгчийн мэдээлэл) шинжилж, буцаан сайжруулалт хийх үндэслэл болгоно

ERP бол нээлттэй системийн “тархи” юм

ERP систем нь байгууллагын нээлттэй системийн хүрээнд дараах үүргийг гүйцэтгэнэ:

Үйл ажиллагаа	ERP-ийн гүйцэтгэх үүрэг
Гадаад мэдээлэл авах	Захиалга, нөөцийн бүртгэл, хэрэглэгчийн мэдээлэл цуглуулах
Дотоод уялдаа хангах	Санхүү, НӨАТ, худалдан авалт, агуулах, хүний нөөц гэх мэт модулиудыг уялдуулах
Асуудлыг таних	Мэдээлэлд тулгуурлан сул тал, алдаа, хорогдол зэргийг илрүүлэх
Хариу арга хэмжээ авах	Төлөвлөгөө, тайлан, төсөв гаргаж удирдлагын шийдвэрт туслах
Хөгжих чадварыг дэмжих	Шинэ орчин нөхцөлд мэдээллээ шинэчилж, процессоо сайжруулах үндэс болно

Жишээ: Нээлттэй системтэй байгууллага + ERP ашиглалт

Нөхцөл байдал: Нийлүүлэлт тасалдаж, хэрэглэгчийн хэрэгцээ өөрчлөгдөв.

• Нээлттэй системийн хувьд: Байгууллага гадаад орчноос ирж буй энэ мэдээлэлд хариу үзүүлэх хэрэгтэй.
• ERP системийн хувьд:
  • Захиалгын огцом нэмэгдэл, агуулахын нөөцийн хэмжээ, ханган нийлүүлэгчийн саатлыг автомат мэдэгдэл болгон харуулна.
  • Үйлдвэрлэл, нийлүүлэлтийн хэлтэст бодит цагийн мэдээлэл дамжуулна.
  • Удирдлагад үндэслэлтэй шийдвэр гаргах тайлан, шинжилгээ гаргаж өгнө.

Стратегийн ач холбогдол

ERP систем ашигласнаар байгууллагын нээлттэй системийн уялдаа холбоо улам сайжирдаг. Мэдээллийг нэгдсэн, найдвартай, бодит хэлбэрээр авч, байгууллагын шинэ нөхцөлд хариу үзүүлэх чадамжийг нэмэгдүүлдэг. Ингэснээр байгууллага зах зээлийн өөрчлөлт, хэрэглэгчийн хандлагад түргэн хариу үзүүлдэг уян хатан системтэй болж чадна.

Дүгнэлт:

Нээлттэй системийн онол нь байгууллагын дотоод ба гадаад орчны уялдаа холбоог ойлгоход тусалдаг бол
ERP систем нь тэр уялдааг техник технологиор хэрэгжүүлдэг практик хэрэгсэл юм.Тиймээс ERP системийг зөв ашиглах нь байгууллагын нээлттэй системийн үр ашигтай, уян хатан ажиллах үндсэн нөхцөл юм.

Холбоотой нийтлэл