Төслийн менежмент гэж юу вэ? Бизнес эрхлэгчдэд зориулсан гарын авлага

Бизнесийн ертөнцөд гайхалтай санаа олно гэдэг зөвхөн эхлэл. Харин тэрхүү санааг бодит бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, үр дүн болгох нь жинхэнэ сорилт байдаг. Олон арван шинэ бизнес, дотоод санаачилга яагаад бүтэлгүйтдэг вэ? Ихэнх тохиолдолд энэ нь санаа муудаа бус, харин түүнийг хэрэгжүүлэх замд учирдаг эмх замбараагүй байдал, төлөвлөлтгүй гүйцэтгэл, нөөцийн буруу хуваарилалтаас үүдэлтэй. Өөрөөр хэлбэл, төслийн менежмент дутмаг байдлаас болдог.

Энэхүү нийтлэл нь бизнес эрхлэгч, менежер, багийн ахлагч нарт зориулсан цогц гарын авлага юм. Та энэ нийтлэлээс төслийн менежмент гэж юу болох, түүний үндсэн үе шатууд, түгээмэл аргачлалууд, олон улсын стандартын талаар ойлголт авч, өөрийн бизнестээ хэрхэн үр дүнтэй нэвтрүүлэх талаар практик мэдлэгтэй болно. Энэ бол таны санааг амжилтад хүргэх газрын зураг юм.

Төслийн менежмент гэж юу вэ?

Хамгийн энгийнээр тодорхойлбол, төслийн менежмент гэдэг нь тодорхой зорилгод хүрэхийн тулд мэдлэг, ур чадвар, арга хэрэгсэл, техникийг ашиглан төслийн үйл ажиллагааг удирдах ухаан юм. Энэ нь зүгээр нэг ажлын жагсаалт хөтлөхөөс хамаагүй илүү өргөн хүрээтэй ойлголт бөгөөд төслийг эхнээс нь дуустал амжилттай чиглүүлэх системтэй арга барил юм.

Үүнийг илүү сайн ойлгохын тулд төсөл болон байнгын үйл ажиллагаа хоёрын ялгааг мэдэх нь чухал.

• Төсөл (Project): Тодорхой эхлэх, дуусах хугацаатай, давтагдашгүй, өвөрмөц үр дүн бий болгох зорилготой түр зуурын үйл ажиллагаа. Жишээлбэл, шинэ вэбсайт хөгжүүлэх, маркетингийн кампанит ажил эхлүүлэх, оффисын шинэ байр руу нүүх гэх мэт.
• Байнгын үйл ажиллагаа (Operations): Тасралтгүй, давтагддаг, бизнесийн үндсэн үйл ажиллагааг хэвийн явуулахад чиглэсэн ажлууд. Жишээлбэл, борлуулалтын албаны өдөр тутмын ажил, үйлдвэрийн дамжлага, хэрэглэгчийн үйлчилгээ.

Төслийн менежментийн гол сорилт бол “төмөр гурвалжин” гэгддэг гурван үндсэн хязгаарлалтыг тэнцвэржүүлэх явдал юм.

1. Цаг хугацаа (Time): Төслийг дуусгах хуваарь.
2. Төсөв (Cost): Төсөлд зарцуулах нийт мөнгөн дүн.
3. Хамрах хүрээ ба Чанар (Scope & Quality): Төслийн үр дүнд хийгдэх ажлууд болон тэдгээрийн чанарын стандарт.

Эдгээрийн аль нэгийг өөрчлөхөд нөгөө хоёртоо зайлшгүй нөлөөлдөг. Жишээлбэл, төслийг хурдан дуусгахыг хүсвэл төсөв нэмэгдэх эсвэл хамрах хүрээ багасах магадлалтай. Чадварлаг төслийн менежер энэхүү тэнцвэрийг нарийн удирдаж, оролцогч талуудын хүлээлтийг хангадаг.

Төслийн менежментийн 5 үе шат

Төсөл бүр өөр өөрийн онцлогтой ч ерөнхийдөө дараах таван үе шатыг дамждаг. Эдгээр төслийн менежментийн үе шат нь төслийг логик дараалалтай, удирдахуйц хэсгүүдэд хуваадаг.

1. Эхлүүлэлт (Initiation)

Энэ бол төслийн санааг албан ёсоор тодорхойлж, зөвшөөрөл авах үе шат юм. Энд төслийн зорилго, бизнест үзүүлэх үнэ цэн, ерөнхий цар хүрээг тодорхойлж, гол оролцогч талуудыг (stakeholders) тодруулдаг. Энэ шатны гол үр дүн нь төслийн дүрэм (Project Charter) байдаг.

2. Төлөвлөлт (Planning)

Төлөвлөлт бол төслийн амжилтын түлхүүр юм. Энд төслийн зорилгод хэрхэн хүрэх нарийвчилсан “газрын зураг”-ийг гаргадаг. Хамрах хүрээ, ажлын хуваарь, төсөв, шаардлагатай нөөц, харилцаа холбооны төлөвлөгөө, болзошгүй эрсдэлийг тооцоолох зэрэг маш чухал ажлууд хийгдэнэ. Сайн төлөвлөгөө нь ирээдүйд гарах олон асуудлаас сэргийлдэг.

3. Гүйцэтгэл (Execution)

Төлөвлөгөөг бодит ажил болгох үе шат. Төслийн менежер багийг удирдан зохион байгуулж, нөөцийг хуваарилж, оролцогч талуудтай тогтмол харилцаж, төлөвлөгөөний дагуу ажлыг урагшлуулна. Багийн хамтын ажиллагаа, харилцаа холбоо энэ үед хамгийн чухал үүрэгтэй.

4. Хяналт ба Удирдлага (Monitoring & Controlling)

Энэ үе шат нь гүйцэтгэлийн шаттай зэрэгцэн явагддаг. Төслийн явцыг төлөвлөгөөтэй харьцуулан хэмжиж, гүйцэтгэлийн гол үзүүлэлтүүдийг (KPIs) хянана. Төлөвлөгөөнөөс хазайсан тохиолдолд засах арга хэмжээ авч, гарч ирсэн өөрчлөлтийн хүсэлтүүдийг удирдах нь энэ шатны гол зорилго юм.

5. Хаалт (Closing)

Төслийн бүх ажлыг дуусгаж, эцсийн үр дүнг захиалагч эсвэл холбогдох талд албан ёсоор хүлээлгэн өгөх үе. Энд гэрээ хэлцлүүдийг хааж, багийн гишүүдийг чөлөөлж, төслийн явцад олж авсан сургамжийг баримтжуулж, ирээдүйн төслүүдэд ашиглахаар хадгалдаг. Энэ нь төслийг амжилттай болсныг баталгаажуулах эцсийн алхам юм.

Түгээмэл хэрэглэгддэг аргачлалууд

Төслийн төрөл, хамрах хүрээ, байгууллагын соёлоос хамааран өөр өөр аргачлалуудыг ашигладаг. Хамгийн түгээмэл аргачлалуудаас дурдвал:

• Waterfall (Уламжлалт аргачлал): Төслийн үе шатуудыг дээрээс доош усан хүрхрээ мэт дарааллуулан гүйцэтгэдэг. Нэг үе шат бүрэн дууссаны дараа дараагийнх руугаа шилждэг. Шаардлага нь урьдчилан тодорхой, өөрчлөгдөх магадлал багатай төслүүдэд (жишээ нь, барилгын төсөл) илүү тохиромжтой.
• Agile (Уян хатан аргачлал): Төслийг богино хугацааны давтамжтай (iteration) хэсгүүдэд хувааж, уян хатан байдлаар хэрэгжүүлдэг. Өөрчлөлтийг хүлээн зөвшөөрч, хэрэглэгчийн санал хүсэлтийг тасралтгүй тусгадаг онцлогтой. Програм хангамж хөгжүүлэлт гэх мэт шаардлага нь тодорхойгүй, хурдтай өөрчлөгддөг төслүүдэд өргөн ашиглагддаг.
• Scrum: Agile аргачлалын нэг төрлийн хүрээ (framework) юм. Төслийг 1-4 долоо хоногийн урттай “спринт” (sprint) хэмээх богино мөчлөгүүдэд хувааж, спринт бүрийн төгсгөлд бодит үр дүн гаргадаг. Багийн өдөр тутмын уулзалт, тодорхой үүрэг рольд суурилдаг.
• Kanban: Ажлын урсгалыг визуал байдлаар харуулахад төвлөрдөг. “Хийх ажил”, “Хийгдэж буй”, “Дууссан” гэсэн баганууд бүхий самбар ашиглан ажлын явцыг хянаж, тухайн нэг цаг үед хийгдэх ажлын тоог хязгаарласнаар үр ашгийг нэмэгдүүлдэг.

Төслийн менежментийн стандарт ба гарын авлага

Төслийн менежментийг илүү системтэй, олон улсын түвшинд хүлээн зөвшөөрөгдсөн арга барилаар хэрэгжүүлэхийн тулд дараах стандартуудыг ашигладаг.

• PMBOK® Guide: АНУ-ын Төслийн Менежментийн Хүрээлэн (Project Management Institute – PMI)-ээс эрхлэн гаргадаг “Төслийн Менежментийн Мэдлэгийн Цогц Гарын Авлага” юм. Энэ нь тодорхой нэг аргачлал биш, харин төслийн менежментийн сайн туршлага, үйл явц, нэр томьёог нэгтгэсэн мэдлэгийн сан юм.
• ISO 21500: Олон Улсын Стандартын Байгууллага (ISO)-аас гаргасан төслийн менежментийн удирдамж стандарт. Энэ нь PMBOK-той ижил төстэй олон зарчмыг агуулдаг бөгөөд байгууллагуудад төслийн менежментийн тогтолцоог бий болгоход нь өндөр түвшний зөвлөмж өгдөг.

Монголын байгууллагууд эдгээр олон улсын стандартыг үйл ажиллагаандаа нутагшуулж, баримтлах нь төслийн үр дүнг сайжруулж, олон улсын түншүүдтэй ойлголцоход чухал ач холбогдолтой.

Төслийн менежментэд хэрхэн суралцах вэ?

Энэхүү чухал ур чадварыг эзэмших хэд хэдэн зам бий. Байгууллагын болон хувь хүний хэрэгцээнд тулгуурлан дараах аргуудаас сонгож болно:

• Богино хугацааны сургалтууд: Төслийн менежментийн үндэс, тодорхой аргачлал (Agile, Scrum), эсвэл программ хангамж дээр төвлөрсөн эрчимжүүлсэн төслийн менежмент сургалт-д хамрагдах.
• Мэргэжлийн ном, гарын авлага унших: Олон улсад хүлээн зөвшөөрөгдсөн ном, гарын авлагыг бие даан судалж, мэдлэгээ тэлэх.
• Магистрын зэргийн хөтөлбөр: Их, дээд сургуулиудын бизнесийн удирдлага эсвэл төслийн менежментийн чиглэлээр магистрын зэрэг хамгаалах.
• Олон улсын сертификат: PMP (Project Management Professional) гэх мэт олон улсад хүлээн зөвшөөрөгдсөн мэргэшлийн гэрчилгээ авах нь таны мэдлэг, ур чадварыг баталгаажуулах чухал алхам болдог.

Төслийн менежмент ба Төслийн удирдагч: Арга зүй ба Бодит хүн

Төслийн менежментийн аргачлал, стандарт, программ хангамж бол зөвхөн хэрэгсэл. Харин тэрхүү хэрэгслийг амьдруулж, төслийг амжилтад хүргэдэг гол хүн бол туршлагатай төслийн удирдагч (Project Manager) юм. Сайн удирдагч нь зөвхөн төлөвлөгөө гаргаад зогсохгүй, багийг урамшуулж, зөрчлийг шийдвэрлэж, оролцогч талуудтай үр дүнтэй харилцаж, гэнэтийн асуудлуудыг ухаалгаар даван туулдаг.

Бизнес эрхлэгчийн хувьд та өөрөө төслийн удирдагчийн үүргийг гүйцэтгэж болох ч, томоохон, эрсдэл өндөртэй төслүүд дээр мэргэжлийн удирдагч эсвэл зөвлөхтэй хамтран ажиллах нь цаг хугацаа, хөрөнгө мөнгийг хэмнэх, алдаа гаргахаас сэргийлэх ухаалаг шийдвэр байдаг.

Түгээмэл асуулт, хариулт

Жижиг бизнест төслийн менежмент хэрэгтэй юу?

Тийм, зайлшгүй хэрэгтэй. Төслийн менежмент гэдэг нь зөвхөн том корпорацын хэрэглэдэг цогц программ, олон арван хүнтэй баг гэсэн үг биш юм. Энэ бол ажлаа системтэйгээр төлөвлөж, хянаж, үр дүнд хүргэх сэтгэлгээ, арга барил юм. Хэдхэн хүнтэй жижиг баг ч гэсэн ажлын даалгавраа тодорхойлж, хугацаагаа товлож, хэн юу хийхээ мэдэж байх нь эмх замбараагүй байдлаас сэргийлж, үр ашгийг эрс нэмэгдүүлнэ.

PMP сертификат гэж юу вэ?

PMP (Project Management Professional) нь PMI байгууллагаас олгодог, дэлхий даяар хамгийн өргөн хүлээн зөвшөөрөгдсөн төслийн менежментийн мэргэшлийн гэрчилгээ юм. Энэхүү сертификат нь тухайн хүн төсөл удирдах мэдлэг, туршлага, ур чадвартай гэдгийг баталгаажуулдаг. Сертификат авахын тулд тодорхой шалгуурыг хангаж, шалгалт өгөх шаардлагатай байдаг.

Ямар программ хэрэгсэл ашиглаж болох вэ?

Төслийн хэмжээ, багийн онцлогоос хамааран олон төрлийн программ хэрэгсэл байдаг. MS Project нь нарийн төвөгтэй, том хэмжээний төслийн хуваарь, нөөцийн менежментэд зориулагдсан. Trello, Asana нь багийн хамтын ажиллагаа, ажлын урсгалыг визуал байдлаар удирдахад хялбар. Notion нь ажлын менежмент, баримт бичиг, мэдлэгийн санг нэг дор удирдах боломжтой уян хатан хэрэгсэл юм.

Дүгнэлт

Төслийн менежмент бол таны бизнесийн санааг бодит үр дүн болгон хувиргах гүүр юм. Энэ нь зөвхөн аз, хичээл зүтгэлээс илүүтэйгээр системтэй төлөвлөлт, оновчтой гүйцэтгэл, тасралтгүй хяналтад тулгуурладаг. Төслийн менежментийн үндсэн үе шат, аргачлалуудыг ойлгож, өөрийн бизнесийн онцлогт тохируулан ашигласнаар бүтэлгүйтлийн эрсдэлийг бууруулж, амжилтад хүрэх магадлалаа эрс нэмэгдүүлэх боломжтой.

Хэрэв танай байгууллага шинэ бүтээгдэхүүн гаргах, дотоод үйл ажиллагаагаа сайжруулах, эсвэл томоохон өөрчлөлт хийхээр төлөвлөж байгаа бол энэ бүхэн нэг төрлийн төсөл гэдгийг санаарай. Төслөө амжилттай удирдах нь таны бизнесийн ирээдүйн өсөлтийн баталгаа болно. Шаардлагатай тохиолдолд мэргэжлийн зөвлөх, туршлагатай төслийн удирдагчтай хамтран ажиллах нь таны хамгийн үнэ цэнэтэй хөрөнгө оруулалтуудын нэг байх болно.