Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлог ба ERP систем

Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлог ба ERP систем: Байгууллага бүрийн үйл ажиллагааны онцлог нь ERP (Enterprise Resource Planning) системийг амжилттай нэвтрүүлэх, ашиглах үндсэн нөхцөлүүдийн нэг юм. ERP системийг оновчтой тохируулж, үр дүнтэй ашиглахын тулд тухайн байгууллагын бүтэц, салбар, зах зээлийн орчин, дотоод үйл явц, ажилтнуудын ур чадвар зэрэг олон хүчин зүйлсийг харгалзах шаардлагатай.

1. Ерөнхий ойлголт

ERP (Enterprise Resource Planning) систем нь байгууллагын бүхий л нөөцийг (хүний, санхүүгийн, материалын, цаг хугацааны гэх мэт) нэгтгэн, төлөвлөх, удирдах, хянах нэгдсэн платформ юм. Гэвч аливаа ERP системийн үр дүнтэй байдал нь тухайн байгууллагын үйл ажиллагааны онцлогоос хамаарч өөр өөр илэрдэг. Байгууллагын бүтэц, салбар, бизнес процесс, дотоод зохион байгуулалт, хүний нөөцийн ур чадвар, зах зээлийн орчин зэрэг хүчин зүйлс ERP системийн модулиудыг сонгох, тохируулах, нэвтрүүлэх арга барилд шууд нөлөө үзүүлдэг.

2. Үйл ажиллагааны салбарын нөлөө

ERP системийг нэвтрүүлэхдээ тухайн байгууллагын аль салбарт үйл ажиллагаа явуулдаг вэ гэдэг нь хамгийн чухал үзүүлэлт болдог. Салбар бүр өөр өөр төрлийн мэдээлэл, процесс, хяналтын механизм шаарддаг тул ERP-ийн модулиуд ч ялгаатай байна.

• Үйлдвэрлэл эрхэлдэг байгууллага

• Түүхий эдийн бүртгэл, үйлдвэрлэлийн төлөвлөлт, ажлын захиалга, үйлдвэрлэлийн хяналт зэрэг нарийн шат дамжлагатай үйл явц шаарддаг.
• ERP-ийн “Production Planning (PP)”, “Material Requirement Planning (MRP)”, “Quality Management (QM)” модуль шаардлагатай.

• Худалдаа, үйлчилгээний байгууллага

• Бараа бүтээгдэхүүний нөөцийн удирдлага, захиалга, борлуулалт, хэрэглэгчтэй харьцах харилцаа чухал.
• ERP-ийн “Sales and Distribution (SD)”, “Customer Relationship Management (CRM)”, “Inventory Management (IM)” модулиуд илүү тохиромжтой.

• Санхүү, нягтлан бодох чиглэлийн байгууллага

• Тооцоо, гүйлгээ, тайлангийн бодит байдал, аудит, стандартын дагуу бүртгэл онцлогтой.
• “Financial Accounting (FI)”, “Controlling (CO)”, “Accounts Payable/Receivable” модулиуд шаардлагатай.

3. Байгууллагын бүтэц, хэмжээ

ERP систем нь байгууллагын бүтэц, зохион байгуулалтаас шууд хамааралтай.

• Жижиг, дунд байгууллага

• Үйл ажиллагаа төвлөрсөн, баг хамт олон цөөн, процесс энгийн.
• ERP-ийн үндсэн санхүү, борлуулалт, хэрэглэгчийн бүртгэлийн модулиуд хангалттай.

• Том байгууллага, олон салбартай

• Үйл ажиллагаа олон хэлтэс, салбар нэгжтэй, төв болон салбарууд хооронд мэдээлэл солилцдог.
• ERP нь төв сервер дээр суурилсан, олон хэрэглэгчтэй, бүрэн интеграци бүхий систем байх шаардлагатай.

4. Үйл ажиллагааны нарийн төвөгтэй байдал

Байгууллагын дотоод процесс хэр нарийн, шат дамжлагатай байна вэ гэдгээс хамаарч ERP-д тавигдах шаардлага нэмэгддэг.

• Процесс нь баримтажсан, стандартажсан бол ERP системийг шууд нэвтрүүлэхэд дөхөм.
• Хэрэв процесс эмх замбараагүй, албан бус, баримтжуулалт сул бол ERP-ийн эхний шатанд процессыг стандартчилах, зохион байгуулалт хийх хэрэгтэй болдог.

Жишээ:

• Барилгын компани төсөл тус бүрийн төсөв, гүйцэтгэлийг хянадаг бол “Project Management” модуль шаардлагатай.
• Логистик компанид ачаа, тээврийн хөдөлгөөн, агуулахын бүртгэл онцгой тул “Warehouse Management”, “Logistics” модулиуд хэрэгтэй.

5. Хүний нөөц ба ажилтны ур чадвар

ERP системийг ашиглаж буй ажилтнуудын мэдлэг, ур чадвар, шинэ технологид дасан зохицох чадвар маш чухал.

• ERP нэвтрүүлэлт амжилттай болох эсэх нь хэрэглэгчдийн хандлага, сургалтын чанараас шууд хамаарна.
• Хүний нөөцийн системтэй (HRIS) холбож ажиллах тохиолдолд:
  • Ажилтны бүртгэл, гэрээ, цалин, амралт
  • Ажлын гүйцэтгэл, сургалт, хөгжлийн бүртгэл автомат болно

6. Мэдээлэл ба тайлангийн хэрэглээ

ERP системийн гол зорилго бол байгууллагын бүхий л үйл ажиллагааны мэдээллийг нэгтгэж, бодит цагийн тайлан гаргах явдал юм.

• Үндсэн санхүүгийн тайлангууд: Баланс, орлого-зарлагын тайлан, мөнгөн урсгал
• Үйл ажиллагааны тайлан: Борлуулалтын гүйцэтгэл, төсөв-төлөвлөгөөний зөрүү, нөөцийн ашиглалт гэх мэт

7. ERP системийн үр нөлөө нь байгууллагын онцлогоос хамаарна

Үйл ажиллагааны онцлог	ERP-ээр хүрэх үр дүн
Нарийн үйлдвэрлэлтэй	Түүхий эдийн алдагдлыг бууруулах, үйлдвэрлэлийн үр ашиг нэмэгдүүлэх
Захиалга ихтэй худалдаа	Захиалгын хяналт, нөөцийн оновчтой бүрдүүлэлт
Санхүү төвтэй байгууллага	Автомат тайлан, НББ-ийн стандартын дагуу бүртгэл
Хүний нөөц төвтэй байгууллага	Цалин, гүйцэтгэлийн хяналт, сургалтын зохион байгуулалт
Төслийн байгууллага	Төсөв, гүйцэтгэлийн харьцуулалт, ил тод хяналт

Дүгнэлт

ERP систем нь “нэг загвар бүх байгууллагад таарна” гэсэн ойлголтоор биш, харин байгууллагын үйл ажиллагааны онцлогт суурилан сонгох, тохируулах, хөгжүүлэх ёстой уян хатан систем юм. Тиймээс ERP нэвтрүүлэх гэж байгаа байгууллага эхлээд өөрийнхөө:

• Салбар,
• Дотоод зохион байгуулалт,
• Процессын төвөгтэй байдал,
• Мэдээлэл боловсруулах чадвар,
• Хүний нөөцийн бэлэн байдал

зэрэгт нарийн шинжилгээ хийж, тухайн онцлогтоо тохирсон ERP шийдэл сонгох нь хамгийн үр дүнтэй алхам болно.

Холбоотой нийтлэл