ERP систем гэж юу вэ?

ERP (Enterprise Resource Planning) нь байгууллагын нөөц, процесс, мэдээллийг нэг системд төвлөрүүлж, тасаг хоорондын мэдээллийн урсгалыг уялдуулах програм хангамж юм. Өөрөөр хэлбэл, тус тусдаа Excel, тусдаа програм, тусдаа тайлангаар ажилладаг байдлыг халж, “нэг цонхны удирдлага” бий болгодог.

Сайн ERP систем нэвтэрснээр захиалга → агуулах → нягтлан бодох → хүргэлт → тайлан гэсэн урсгалууд нэг өгөгдөл дээр ажиллаж, давхардсан оруулалт, зөрүү, хүний алдаа эрс багасдаг.

Яагаад ERP системийг зөв сонгох нь чухал вэ?

ERP систем нь зөвхөн “програм” биш, байгууллагын ажлын урсгал, дотоод соёл, удирдлагын шийдвэр гаргалтад хүртэл нөлөөлдөг цөм хэрэгсэл. Тиймээс зөв сонголт хийснээр:

• Гарын ажиллагаа багасч, цаг хэмнэгдэнэ
• Өгөгдөл нэг эх сурвалжаас гарч, тайлан илүү үнэн зөв болно
• Хяналт сайжирч, алдагдал, үрэлгэн зардал буурна
• Бизнесийн өсөлтийг дэмжих бүтэц бүрдэнэ

Буруу сонголтын нийтлэг үр дагавар

ERP системийг хэрэгцээгүйгээр хэт том эсвэл хэт жижиг сонгох, нэвтрүүлэлтийн баггүйгээр шийдэх, хэрэглэгчийн сургалтыг орхигдуулах зэрэг нь дараах асуудлыг үүсгэдэг.

• Нэвтрүүлэлт сунжирч, зардал нэмэгдэх
• Ажилтнууд ашиглахгүй, гараар давхар хийх
• Тайлан, дата хоорондоо зөрөх
• Өргөтгөх боломжгүйгээс дахин систем солих шаардлага гарах

ERP систем сонгох 7 шалгуур

1) Бизнесийн хэрэгцээгээ бодитоор тодорхойлох

ERP сонголтын эхний алхам бол “ямар асуудлыг шийдэх вэ?” гэдгээ тодорхойлох. Жишээ нь агуулахын үлдэгдэл зөрөх, санхүүгийн тайлан удаан гарах, борлуулалтын дата салангид байх зэрэг бол ERP хэрэгцээний бодит шалтгаан юм. Хэрэгцээгээ тодорхойлохгүйгээр сонговол илүү төлбөртэй функц худалдаж авах эсвэл хэрэгтэй модулиа авч чадахгүй үлдэх эрсдэлтэй.

2) Танай салбарын онцлогт нийцэх эсэх

Үйлдвэрлэл, худалдаа, үйлчилгээ, барилга, ложистик гээд салбар бүрийн процесс өөр. Тиймээс таны салбарт өмнө нь амжилттай хэрэгжсэн кейс байгаа эсэх, салбарын шаардлагад тохирох модуль (жишээ нь үйлдвэрлэлийн төлөвлөлт, серийн дугаар, хугацаа, өртөг тооцоолол гэх мэт) дэмждэг эсэхийг шалга.

3) Өргөтгөх боломж (Scalability)

Өнөөдрийн хэрэгцээнээс гадна ирээдүйн өсөлтийг тооц. Шинэ салбар нээх, хэрэглэгчийн тоо өсөх, онлайн худалдаа нэмэгдэх үед ERP системийн хүчин чадал, нэмэлт модуль, хэрэглэгч нэмэх лицензийн нөхцөл, интеграцийн боломж чухал болно.

4) Хэрэглэхэд хялбар интерфэйс ба сургалт

ERP систем хэт төвөгтэй байвал ажилтнууд ашиглахгүй. Тиймээс ойлгомжтой дэлгэц, логик цэс, хурдан сурч болох урсгалтай байх нь чухал. Хэрэв Монгол хэлний орчуулга шаардлагатай бол энэ боломжийг мөн үнэлээрэй. Сургалт, хэрэглэгчийн гарын авлага, дотоод “super user” бэлтгэх төлөвлөгөө ч сонголтын нэг хэсэг байх ёстой.

5) Тайлан, хяналт, дата анализ

ERP системийн хамгийн том үнэ цэнэ нь удирдлагын шийдвэр гаргалтыг дэмжих өгөгдөл юм. Бодит цагийн тайлан, удирдлагын dashboard, захиалгат тайлан үүсгэх боломж, тайлангийн шүүлтүүр, экспорт (Excel/CSV) зэрэг боломжуудыг урьдчилан шалга. Мөн эрхийн тохиргоо, audit log зэрэг хяналтын хэрэгслүүд байвал илүү найдвартай.

6) Нэвтрүүлэлтийн аргачлал ба дэмжлэг үйлчилгээ

Системийн чанараас гадна нэвтрүүлэх багийн туршлага чухал. Нэвтрүүлэлтийн үе шат, өгөгдөл шилжүүлэлт (data migration), тест, сургалт, ашиглалтад оруулах төлөвлөгөө тодорхой байх ёстой. Дараа нь гарсан асуудалд хэр хурдан хариу өгдөг, SLA (үйлчилгээний түвшний гэрээ), hotline, ticket систем, засвар шинэчлэлтийн давтамж зэрэг дэмжлэгийн нөхцөлийг заавал асуу.

7) Үнэ ба өгөөжийн харьцаа (ROI)

Хамгийн хямд ERP хамгийн сайн гэсэн үг биш. Харин төлсөн зардлынхаа хэрээр бодит үр ашиг авч байна уу гэдгийг тооц. Жишээ нь: гараар хийдэг ажлын цаг хэдээр буурах вэ, алдаанаас үүсэх алдагдал хэр буурах вэ, тайлан гарах хугацаа хэр хурдасах вэ, удирдлагын хяналт сайжирснаар ямар боломж нэмэгдэх вэ гэх мэтээр ROI-г бодитоор үнэлээрэй.

Дүгнэлт

ERP системийг зөв сонгох нь байгууллагын бүтээмж, ил тод байдал, хяналт, ашиг орлогыг нэмэгдүүлэх стратегийн алхам юм. Хэрэгцээгээ бодитоор тодорхойлж, салбартаа тохирсон, өргөтгөх боломжтой, хэрэглэгчдэд ээлтэй, тайлан дата анализ сайтай, найдвартай дэмжлэгтэй ERP систем сонгож чадвал танай бизнесийн өсөлт илүү хурдтай, тогтвортой болно.