ҮНДСЭН ХӨРӨНГИЙН БҮРТГЭЛИЙГ ERP СИСТЕМТЭЙ УЯЛДУУЛАХ НЬ

Үндсэн хөрөнгийн бүртгэл нь аливаа байгууллагын бүх үндсэн хөрөнгийг буюу 

• Орон нутгийн хөрөнгө
• Байгууллагад ашиглагдах төрөл бүрийн материал
• Төсөв
• Бараа бүтээгдэхүүн
• Оффис
• Үйлдвэрлэл үйлчилгээ явуулж буй газар гээд эдгээрийг бүрэн бүртгэх, удирдах, нэгтгэх үйл ажиллагаа байдаг. 

Энэхүү бүртгэл нь байгууллагын үндсэн үйл ажиллагааг хянах, өргөтгөх, хамгаалах зорилготой. Байгууллага эдгээр үндсэн хөрөнгөө удирдах, хянах, ашиглах, тайлан тооцоогоо гаргах, алсын хараагаа тодорхойлоход ERP (Enterprise Resource Planning) системийг ашигладаг.  

ERP (Enterprise Resource Planning) систем нь бизнесийн бүхий л үйл ажиллагаанд туслахад зориулагдсан бүтээгдэхүүн учраас үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг ERP системгүйгээр төсөөлөх боломжгүй юм. 

Яаж ERP системийг үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийн системтэй уялдуулах вэ?

Үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг ERP системтэй уялдуулах нь бизнесийн болон төрийн үйл ажиллагаанд доорх үр дүнг өгдөг . 

1. Үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийн  байдлыг тооцоолох: 

ERP системд хийгдсэн үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг нэг бүрчлэн тодорхойлно. Энэ нь үндсэн хөрөнгийн үйл ажиллагааг зөв хэрэгжүүлэхэд чухал үүрэг гүйцэтгэнэ. Өөрөөр хэлбэл тухайн байгууллагад ямар хөрөнгө байна? Түүнийгээ хэрхэн ашиглаж, бизнестээ ямар үр ашиг гаргах боломжтойг тодорхойлно гэсэн үг.  

2. Бизнесийн үйл явцыг тооцоолж, тодорхой болгох: 

ERP систем нь бизнесийн үйл ажиллагааг нэгтгэхэд бизнесийн үйл явцыг тооцоолох, ангиллах, хянах зорилготой. Тиймээс ERP системд холбогдсон үйл ажиллагааны бүх үйлчилгээ, үйл явц зэргийг тодорхой болгох боломжтой. 

3. Мэдээллийг нэгтгэх: 

ERP систем нь байгууллагын үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг нэгтгэх зорилготой. Энэ нь хувийн болон бизнесийн үйл ажиллагааг хянах, төлөв байдлыг нэгтгэх, мэдээллийг бүрэн ашиглаж, үйл ажиллагааг илүү идэвхижүүлэх зорилготой байдаг. 

4. Өргөтгөл хийх: 

ERP систем нь байгууллагын үйл ажиллагааг өргөтгөх, ажил эрхлэлтийг нэмэгдүүлэх, нөөц боломжоо нэмэгдүүлж, үйл ажиллагааг нэгтгэх зорилгоор өргөтгөл хийдэг юм.

5. Үйл ажиллагаа удирдах: 

ERP систем нь байгууллагын үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг удирдах, хянах, боловсруулах үйл ажиллагааг дэмжих зорилготой систем. 

Эдгээр алхамуудын нэгтгэлийг ERP системтэй уялдуулах нь байгууллагын үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг удирдах, хянах, өргөжүүлэх, ашигт үйл ажиллагааг нэмэгдүүлэхэд туслах юм.  

Үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг ERP системтэй уялдуулах нь ямар үр ашигтай вэ?

Үндсэн хөрөнгийн бүртгэл нь байгууллагын бүх хөрөнгийн бичиг баримт, материалыг бүртгэж, удирдах, хянах, түүнийг зохицуулах, борлуулах, дотоод төлбөрийн асуудал болон санхүүгийн асуудлыг давхар удирдаж байлаг зүйл.

ERP систем нь эдгээр үйл ажиллагааг нэгтгэж, удирдах, ажиллагааны багийн ажлыг хянаж, удирдах, мэдээлэлтэй харьцуулах боломжийг олгодог. Тэгэхээр энэхүү ERP систем нь компаний үйл ажиллагааг автоматжуулах, үйл ажиллагааны бүх хэсгийг нэгтгэх зорилгоор байршуулагдсан байдаг.  

ERP систем нь хамгийн доод түвшнээс эхлэн бүхий л түвшинд хүрч ажилладаг бөгөөд үйл ажиллагааг нэгтгэх, борлуулалтын, худалдан авалтын, ажилчдын, үйл ажиллагааны төсөв, төсөл зохицуулалтын гээд байгууллагын удирдлагыг түргэн шуурхай удирдаж хөгжүүлж ажилладаг. Үүгээрээ байгууллагын аюулгүй байдлыг зохицуулж хянадаг. 

ERP систем нь байгууллагын үйл ажиллагааг автоматжуулах, мэдээллийг үндсэн мэдээллийн санд хадгалах, үйл ажиллагааны төсөв, түргэн шуурхай байдал болон төслийн бодит үр дүнг бүтцээр нь хадгалах, төлөвлөгөөг илүү бодитоор гаргахад тусалдаг.

ERP системийн хамгийн том үр ашиг нь үйл ажиллагааны архитектур, байгууллагын төсөв, үйл ажиллагааны зардал, худалдан авалтын үйл ажиллагааг нэгтгэх, автоматжуулах, үйл ажиллагааны бүх давхаргыг нэгтгэх зорилгоор байршуулагдсан байдаг. 

Үндсэн хөрөнгийн бүртгэлд ERP системийг ашигладаг болохоос өмнө бид юу хэрэглэдэг байсан бэ? 

Бид магадгүй одоо ч гэсэн E-Оффис программыг ашиглаж байгаа. Е-Оффисын тухайд, энэ программ нь үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг электрон байдлаар хялбарчлан хийх, удирдах, хадгалах, хайж олох гэх мэт зорилготойгоор ашиглагддаг. Энэ программ нь бүртгэл мэдээллийг электрон байдлаар бүртгэх, агуулга хайх, тайлан үзэх, мэдээллийг шинэчлэх зэрэг үйл ажиллагаанд ашиглагддаг. 

Тэгэхээр И-Оффис программ болон ERP систем юугаараа ялгаатай вэ? 

И- Оффис программ нь үйлчилгээ, үйл ажиллагаа, бүтээгдэхүүн борлуулах, бүртгэлийн системийн зорилгоор хөгжүүлэгддэг хэрэгсэл юм.

Харин ERP (Enterprise Resource Planning) систем нь байгууллагын бүх үйл ажиллагааг нэг дороос удирдах, холбох, үйл ажиллагаанд зориулагддаг хөрөнгө, хүчин чадлыг олон нийтийн байдлаар удирдахад зориулсан программ юм. Тэгэхээр ERP систем нь илүү том зургаараа байгууллагад маш том давуу талыг өгдөг систем юм. 

Байгууллагуудын үндсэн хөрөнгийн бүртгэл дээр гаргадаг нийтлэг тохиолдол

Ихэнх байгууллагын удирдлагууд үндсэн хөрөнгөө “алга болчих биш, нэгэнд нь хариуцуулаад өгчихсөн юм чинь” гээд гол төлөв жижиг бараа материалаа алга болохвий гэсэн хардлагатайгаар хөрөнгөө анхаарах нь бага байдаг. Энэ нь эцсийн дүндээ хамгийн их өндөр дүнгээр хохирол учруулж болохуйц зүйл гэдгийг сүүлд нь ойлгодог.

Учир нь анхаарахгүй орхисон хөрөнгийн зүй зохисгүй ашиглалт, хадгалалт хамгаалалт, хяналтгүй ашиглалт зэрэг нь тухайн хөрөнгийг дахин ашиглах боломжгүй болох хүртэл нь доройтуулсан байдаг. Тиймээс хөрөнгийн хяналтыг сайжруулснаар байгууллагад учирч болох өндөр эрсдэлээс урьчилан сэргийлэх үүднээс үндсэн хөрөнгийн бүртгэлийг ERP системтэй уялдуулах хэрэгтэй.

Холбоотой нийтлэл