ERP систем гэж юу вэ?

ERP (Enterprise Resource Planning) нь байгууллагын санхүү, борлуулалт, агуулах, хүний нөөц, худалдан авалт, тайлан шинжилгээ зэрэг бүх үйл ажиллагааг нэг системд нэгтгэн удирдах програм хангамж юм.

ERP-ийн гол давуу талууд:

• Бүх мэдээлэл нэг дата баазад төвлөрнө
• Гар ажиллагаа багасна
• Бодит цагийн тайлан, хяналт бий болно
• Алдаа, давхардал буурна
• Удирдлагын шийдвэр хурдтай, зөв гарна

1. ERP нэвтрүүлэх зорилгоо тодорхойлох

ERP нэвтрүүлэхийн өмнө хамгийн түрүүнд асуух асуулт:

Жишээ нь:

• Захиалга, агуулахын зөрүү их байна уу?
• Санхүүгийн тайлан хоцорч гардаг уу?
• Борлуулалтын багийн гүйцэтгэл харагддаггүй юу?
• Хүний нөөцийн бүртгэл замбараагүй юу?

Эдгээрийг тодорхой болгох нь ERP-ийн модуль сонголт, хөгжүүлэлтийн цар хүрээг зөв тогтооход маш чухал.

2. Бизнес процессоо зураглах (Process mapping)

ERP системийг “програм” гэж харах нь хамгийн том алдаа. Үнэндээ ERP бол бизнес процессын систем.

Тиймээс:

• Одоогийн процессоо (As-Is) зурагла
• Сайжруулсан процессоо (To-Be) тодорхойл
• Давхардал, илүү шат дамжлагыг арилга

Жишээ:

3. Зөв ERP систем сонгох

Бүх бизнест нэг ERP тохирно гэж байхгүй. Сонгохдоо дараах шалгууруудыг анхаар:

• Танай салбарт тохирсон эсэх
• Монгол татвар, НӨАТ, тайлан дэмждэг эсэх
• Cloud эсвэл On-premise хувилбар
• Уян хатан хөгжүүлэлттэй эсэх
• Дэмжлэг, сургалт байгаа эсэх

4. ERP нэвтрүүлэх баг бүрдүүлэх

ERP нэвтрүүлэх нь зөвхөн IT багийн ажил биш.

Багт дараах хүмүүс заавал оролцох ёстой:

• Удирдлагын төлөөлөл (шийдвэр гаргах)
• Санхүү, борлуулалт, агуулахын хариуцагч
• IT эсвэл ERP хэрэгжүүлэгч тал
• Сургалт хариуцсан хүн

Энэ баг шаардлага тодорхойлох, туршилт хийх, сургалт зохион байгуулах үүрэгтэй.

5. Туршилт, сургалт, үе шаттай нэвтрүүлэлт

ERP-г нэг өдрөөр “шууд нэвтрүүлэх” нь эрсдэлтэй.

Зөв дараалал:

1. Туршилтын орчин (Test environment)
2. Бодит өгөгдөлгүй тест
3. Хэрэглэгчийн сургалт
4. Жижиг нэгж дээр туршиж эхлэх
5. Бүх системд бүрэн нэвтрүүлэх

Ингэснээр:

• Алдаа эрт илэрнэ
• Ажилтнууд айхгүй, дасна
• Нэвтрүүлэлтийн эсэргүүцэл багасна

6. ERP нэвтрүүлсний дараах сайжруулалт

ERP нэвтрүүлэлтээр бүх зүйл дуусахгүй. Харин шинэ шат эхэлдэг.

Дараах ажлууд тогтмол хийгдэх ёстой:

• Тайлан, dashboard сайжруулах
• Автоматжуулалт нэмэх
• Хэрэглэгчийн санал авах
• Процесс дахин оновчлох

ERP бол амьд систем — бизнес өсөх тусам дагаж хөгжих ёстой.

Дүгнэлт

ERP системийг зөв нэвтрүүлж чадвал:

• Бизнесийн хяналт нэмэгдэнэ
• Зардал буурна
• Борлуулалт, гүйцэтгэл ил тод болно
• Удирдлагын шийдвэр хурдтай, дата-д суурилсан болно