АЖ АХУЙ НЭГЖ ҮЙЛ АЖИЛЛАГААГАА ХЭРХЭН СИСТЕМТЭЙ ЯВУУЛАХ ВЭ?

Аж ахуй нэгж гэдэг үг өөрөө “Ажлын ахуй” гэсэн утгатай. Энэ нь ямар нэгэн төрлийн ажил, үйл ажиллагаа эсвэл үйлчилгээг албан ёсоор явуулж буй байгууллага юм. 

Аж ахуй нэгж нь үйлдвэрлэл, импорт, сургалт, үйлчилгээ гээд бүх төрлийн үйл ажиллагаа явуулдаг нэгэн байгууллагыг хэлдэг.  Аж ахуй нэгж бол үйл ажиллагаа явуулдаг, ажлын байраар хангадаг нэгэн том нэгж учраас системтэй байх хэрэгтэй. 

Систем гэдэг нь үйл ажиллагаа хэрхэн явагдаж байгааг хянах, удирдах, бодлого, үйл ажиллагааны мэдээллийг автоматаар боловсруулах, байгууллагын үйл ажиллагааны үйл явцыг тохируулах, мониторинг хийх гэх зэрэг ажлууд хийгдэх учиртай. 

Ер нь аж ахуй нэгжид ERP систем зайлшгүй хэрэгтэй. Учир нь ERP систем нь байгууллагын бүх үйл ажиллагааг нэгтгэж, мэдээллийг удирдаж, зохицуулж, тохиргоо хийж, ажилтнуудын ажлын үйл явцад дэмжлэг үзүүлдэг цогц систем юм. ERP систем нь ажлын үйл явц, үр дүнд маш том дэмжлэг үзүүлдэг. 

Хэрвээ таны байгууллага анх удаа аж ахуй нэгждээ ERP систем суулгах гэж байгаа бол дараах зүйлсийг анхаарах хэрэгтэй. 

ERP систем бол ерөнхий бүтэцтэй программ. Тэгэхээр үүнийг ашиглахдаа: 

Бизнесийн зорилго: Анх ашиглах үедээ бизнесийнхээ зорилгыг бүрэн тодорхойлсон байх хэрэгтэй. Тэр зорилгоо ERP системдээ шингээж өгөх нь чухал юм. Учир нь таны бизнес, үйл ажиллагааны онцлогт тохируулж хийгддэг систем учраас. 

Үйл ажиллагааны мөн чанар: Салбар нэгж болгоны үйл ажиллагаа өөр өөр. Тэгэхээр түүнийг нарийн бүтэцлэж, хэрхэн ажиллуулах тал дээр төлөвлөгөө гаргаж, системийг ачааллуулах хэрэгтэй. 

ERP системийн мөн чанарыг ойлгох: ERP системийн гол мөн чанар бол удирдлага, салбар нэгж, хэлтэс гээд бүх хэсэгтэй шууд холбогддог нэгэн том цогц систем. Гэхдээ энэ нь робот биш. Тиймээс удирдлага, ажилтан бүрийн ажлын хөтлөлт маш чухал. Хөтөлгөө сайн байж ERP систем үндсэн ажлаа хийж чадах юм. 

Бизнесийн үйл ажиллагааг цогцлоох: ERP систем нь бизнесийн үйл ажиллагааг нэмэгдүүлэх боломжтой байдаг. 

Мэдээллийн эрсдлийн үнэлгээг бууруулах: Аж ахуй нэгжийн үйл ажиллагаанд мэдээллийг ашиглалтанд оруулах нь маш чухал байдаг. Өөрөөр хэлбэл мэдээллийн урсгал бүтэн байгууллагыг хамарч чадахгүй, зөвхөн тухайн алба хэлтэсдээ хамаатай байдаг бол ERP системээр мэдээллийн урсгалыг эргэлттэй болгох боломжтой байдаг. 

Харилцаа: ERP систем холбож өгч байгаа байгууллагатайгаа нягт хамтран ажиллаж, байгууллагынхаа онцлог мэдээллийг зөв хэлж, системийнхээ суурийг зөв босгох хэрэгтэй. Мөн ажилтнуудаа энэхүү системийг хэрхэн ашиглах тал дээр суурилуулж өгч буй байгууллагаас сургалт авах хэрэгтэй юм. Энэ нь байгууллагын ажилтнууд өөрийн байгууллага дахь нөөц боломж болон хэрэгцээ шаардлага, нөхцөл байдлаа ойлгоход маш том дэмжлэг үзүүлдэг. 

Аж ахуй нэгжүүдийн түгээмэл ашигладаг системүүд

Аж ахуй нэгж олон төрлийн систем ашиглах боломжтой байдаг. Тэдгээрээс хамгийн түгээмлийг нь тайлбарлая: 

ERP систем: Энэ нь байгууллагын үйл ажиллагааны бүх хэсэгт  буюу мэдээллийг удирдах, зохицуулах, тохиргоо хийх, ажилтнуудыг удирдах, хянах, бүртгэл, тооцоо санхүү гээд бүх нэгжид хүрч ажиллах чадвсартай нэгдсэн цогц систем юм. ERP систем нь байгууллагын ажилтнуудын үйл ажиллагааны үйл явцыг үр дүнтэй болгох, мэдээллийг удирдах, боловсруулах, үйлдлийг автоматаар боловсруулах зэргийг үйл ажиллагаа хийдэг. 

CRM (Customer Relationship Management) систем: Энэ систем нь үйлчлүүлэгч, харилцагчидтай харилцах, үйл ажиллагааг зохицуулах, удирдах, үйлчлүүлэгчийн мэдээллийг хянах зэрэг үйл ажиллагааг хийдэг. 

HRM (Human Resource Management) систем: Энэ систем нь нийт ажилтан, албан хаагчдын цагийн бүртгэл, цалин, ажилтан сонголт, удирдлага, анкет зэргийн үйл ажиллагааг удирдах, мэдээллийг хянах зэрэг үйл ажиллагааг хийдэг. 

BI (Business Intelligence) систем: Энэ систем нь байгууллагын үйл ажиллагааны мэдээллийг тогтоож, боловсруулан, ажлын үйл явцыг шинэчлэх зэрэг үйл ажиллагааг хийдэг. 

Эдгээр системүүийг нэгэн зэрэг ажилд оруулах боломжтой. Эсвэл зөвхөн ERP системээр бүгдийг нь хийх боломжтой. Тэгэхээр бүх системийг нэг дор ашиглах уу, нэг системээр бүх ажлаа хийх үү гэдэг нь таны сонголт. 

Холбоотой нийтлэл