ЗАХИАЛГЫН БҮРТГЭЛИЙГ ERP СИСТЕМТЭЙ УЯЛДУУЛАХ НЬ

Захиалгын бүртгэлийн системийн тухай яриахаас өмнө захиалга гэж юу болохыг мэдэцгээе. Захиалга нь дотроо олон төрөлтэй. 

Худалдааны захиалга: Энэ бол борлуулалтын захиалга юм. Хэрвээ хэрэглэгч бараа, үйлчилгээ худалдаж авах хүсэлтэй бол борлуулалтын захиалга өгөх боломжтой. 

Үйлчилгээний захиалга: Байгууллага үйлчилгээ үзүүлэх хүсэлтэй байгаа үед тэд цаг авч захиалга өгөх боломжтой. 

Орлого, зарлагын захиалга: Байгууллагын хувьд хэрэгтэй бараа материал, хангамжийн зүйлсийг нярав, нягтлан, удирдлагад захиалан, тухайн бараа материалаар ажил үүргээ гүйцэтгэх боломжтой. 

Үйлдвэрлэлийн захиалга: Байгууллага бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэх, бараа бүтээгдэхүүний хүргэлтийг захиалгаар хүлээн авахыг хэлдэг. 

Тэгэхээр захиалгын бүртгэлийн систем гэдэг нь дээрх зүйлийг нэгтгэн, нэг дороос удирдан зохион байгуулах үйл явц юм. Энэ нь байгууллагын захиалга, борлуулалт, худалдааны үйл явыг удирдах, бүртгэх, боловсруулах зорилготой систем юм. Энэ систем нь бизнесийн захиалгын үйл явц, захиалгын мэдээллийг бүртгэх, хүргэлт, төлбөрийн мэдээллийг удирдах, хадгалах, мэдээллийг боловсруулах гэх мэт үүргийг гүйцэтгэдэг. 

Захиалгын бүртгэлийн систем нь захиалга бүрийн мэдээллийг автоматаар авах, үйл явцыг удирдах, түүхийг хадгалах, бараа үйлчилгээний мэдээллийг болон хүргэлтийн мэдээллийг цуглуулах, төлбөрийн мэдээллийг боловсруулах зэрэг үйл ажиллагаа хийх, дугаарлалт хийх зэрэг мэдээллийн бүртгэлийг хийхийг хэлдэг. 

Энэ нь байгууллагын захиалга бүрийг нэг дороос удирдах, мэдээллийг өргөн хэмжээнд авч үзэх, захиалгын түүх, мэдээллийг хадгалах, хянах үүрэгтэй. 

Захиалгын бүртгэл байгууллагын хувьд маш чухал нэгэн хэсэг. Учир нь аливаа байгууллагын үйл ажиллагаа борлуулалт дээр явагддаг учраас. Захиалга бол борлуулалт гэж ойлгож болно. 

Тэгэхээр захиалгын бүртгэл дээр аливаа байгууллага алдаа гаргавал маш их алдагдал хүлээх эрсдэлтэй. 

Захиалгын бүртгэл ERP системтэй хэрхэн уялддаг вэ? 

ERP систем нь бизнесийн бүх үйл ажиллагаанд оролцдог нэгэн цогц систем. Захиалгын бүртгэлийн системийг ERP системтэй холбоход захиалгын процессийг бүрэн автомат болгох боломжтой. Захиалгын бүртгэлийг ERP системтэй уялдуулахад дараах аргыг боловсруулж болдог. 

• Интеграц: Захиалгын бүртгэлийг ERP системтэй холбоотойгоор интеграц хийвэл илүү сайн. Энэ нь бүтцийн хувьд нэмэлт мэдээллийг автоматаар ERP системд хавсаргах зорилготой юм.
• Өргөтгөсөн үйл явц: ERP систем нь бизнесийн бүх хэсгүүдэд өргөн цар хүрээний үйл ажиллагаа үзүүлэх, удирдах, мэдээллийг хэрэгжүүлэх, хянах, боловсруулах зэрэг ажиллагаа явуулдаг.
• Мэдээллийн нэгдсэн үйлчилгээ: ERP систем нь бүх үйл ажиллагаанд хэрэгтэй мэдээллийг нэг цэгээс удирдах, боловсруулах зэрэг үйл ажиллагааг явуулдаг. Энэ нь захиалгын бүртгэлийн системийг ERP системтэй холбоход мэдээллийн нэгдсэн үйлчилгээг автомат болгоход тусалж байгаа юм. 
• Үйл ажиллагааг хувиргах, боловсруулах: ERP систем нь үйл ажиллагааны үйлчилгээг хянах, удирдах, хувиргах, боловсруулах зэрэг нөхцөлийг бүрдүүлэхэд зориулагдсан. Энэ нь захиалгын бүртгэлийн системийг хянах, захиалгын үйл явцад нөлөөлөх зэрэг үйл ажиллагаанд оролцож, ERP системтэй захиалгын бүртгэл хоорондоо хоршин амжилттай ажиллах шалтгаан болдог. 

Захиалга , худалдан авалт гэдэг нь…

Байгууллагын үйл ажиллагаанд шаардлагатай мөнгөн санхүүжилтыг хүсэх, судлах, хянах, батлах үйл ажиллагааны явцыг хэлдэг. 

Өөрөөр хэлбэл мөнгө зарцуулах шаардлага гарсан бол тухайн албан тушаалтан юунд, ямар зориулалтаар, юу авах гэж байгаагаа захиалга өгөөд, хангамжийн нэгж судалгаа хийж, санхүүгийн нэгж хяналт тавин удирдлагад мэдэгдсэнээр тухайн төсвийн дүн, авах хөрөнгийг сонгох шийдвэр гарган худалдан авалт хийж, нярав хүлээн авах хүртэлх үйл явцыг уялдуулах үйл ажиллагаа юм. 

Ингэснээр тухайн цаг хугацаандаа төсөв батлагдсан, батлагдаагүй гэсэн төлөвөөр харагдах боловч батлагдсан төсвийн хувьд түүх болон үлдэх нь хамгийн чухал. Учир нь цаг хугацааны явцад архив үзэх шаардлага гарахад хэний, юунд зориулж авсан хөрөнгө ийм байдалтай байгааг, хэн худалдан авах шийдвэр гаргасан, зөвшөөрөл авсан уу, гэх мэт асуудлууд байгууллага бүрийн үйл ажиллагаанд харагддаг. 

Энэ асуудлыг шийдвэрлэх зорилгоор тухайн ERP систем ажиллах болно.  

ERP систем дэх захилага, худалдан авалтын давуу тал нь:  

• Захиалга өгсөн ажилтан
• Захиалгыг судалсан ажилтан 
• Захиалыг хянасан ажилтан
• Захиалгыг баталсан , буцаасан, цуцалсан удирдлага
• Худалдан авалт хийсэн ажилтан
• Хүлээн авсан нярав
• Худалдан авалт дээрх сэтгэгдлүүд
• Захиалга, худалдан авалтын үед хийгдсэн үйлдлийн түүхүүд гээд нэг бүрчлэн бүртгэгдэн архивлагддаг. 

Байгууллага болгон өөр. Хэмжээ, цар хүрээ, соёл, үйл ажиллагаа гээд бүгд өөр өөрийн онцлогтой. ERP системийг нэвтрүүлэх хамгийн гол давуу тал бол таны компани ямар байхаас үл хамааран ажиллах боломжтой бөгөөд энгийнээр хэлбэл, байгууллагын бүх үйл ажиллагааг нэг дор нэгтгэж болно. Тэр нь: 

Үйл ажиллагаа нэгдэх: ERP систем нь байгууллагын үйл ажиллагаа, бизнес процессуудыг нэг дор нэгтгэх боломж олгодог. Энэ нь байгууллагын бүх хэсэгт захиалга, борлуулалт үйлчилгээ, тооллогын үйлчилгээ, нарийн зарим үйл ажиллагааг хүртэл нэг дор нэгтгэх боломжтой. 

Мэдээллийг хянах: ERP систем нь байгууллагын бүх мэдээллийг нэгтгэх, хадгалах, хянах боломжийг олгодог. Энэ нь мэдээллийн хэмжээ, утга, захиалгын мэдээлэл, бүтээгдэхүүн, харилцагчийн мэдээлэл зэрэгт шинжилгээ хийх, удирдах хянах зоиулалттай. 

Харилцагчийн мэдээллийг хянах: ERP систем нь байгууллагын харилцагчдын мэдээллийг цуглуулах, үйлчлүүлсэн архивыг үүсгэж, дараа нь тухайн үйлчилгээгээр хэрэглэгчээ халамжлах боломжтой байдаг. 

Үйл ажиллагааг өргөжүүлэх: ERP систем нь үйл ажиллагааг өргөжүүлж, зохицуулалтыг автоматаар хийж, мэдээллийг шилжүүлэх, захиалгыг автоматаар баталгаажуулах зэргээр байгууллагын үйл ажиллагааны цар хүрээг нэмэгдүүлэхэд тусалдаг. 

Холбоотой нийтлэл