Архив, бичиг хэрэг хөтлөх 8 алхам
“Эрхэм Түнш Консалтинг” Архивын бүртгэлийг үр дүнтэй удирдах үндсэн 8 алхамтай танилцацгаая.
Архив, бичиг хэргийн бүртгэл хөтлөх нь баримт бичиг, материалыг цаашид ашиглах зорилгоор системтэй зохион байгуулах, хадгалах явдал юм.
Үнэлгээ:
Өөрт байгаа бүртгэлээ тодорхойлж, ангилж эхэл. Тэднийг хугацаа, үнэ цэнэ, ач холбогдол зэргээр нь ялгаж үнэлээрэй.
Зохион байгуулалт, ангилал:
Бүртгэлийн зохион байгуулалтын бүтцийг бий болгох. Категори, огноо, алба хэлтэс гэх мэтээр өөрт ойлгомжтой эсвэл бусад холбогдох шалгууруудыг ашиглан ангилж, бүлэглээрэй.
Каталогчлал ба тайлбар:
Гарчиг, огноо, хариуцагч, бүтэц гэх мэт мэдээллийг хавтас бүрд оноож өгнө үү. Энэхүү өгөгдөл нь бүртгэлийг хайж олоход тусалдаг.
Хадгалах орчин:
Биет эсвэл дижитал баримт гэдгээс шалтгаалан хадгалах нөхцөл харилцан адилгүй байна. Биет буюу цаасан архивыг хуурай сэрүүн, нар тусгалаас хол хадгалдаг. Харин дижитал буюу цахим байдлаар хадгалах тохиолдолд найдвартай эх үүсвэрт хадгалах нь маш чухал.
Хандалт ба аюулгүй байдал:
Архивд хэн, ямар нөхцөлд хандаж болохыг тодорхойлох. Зөвшөөрөлгүй хандалтаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд аюулгүй байдлын арга хэмжээг хэрэгжүүлэн зөвхөн эрх бүхий хүмүүст нэвтрэх эрх олгоорой.
Баримтжуулалт:
Архивын баримтын түүхийг баримтжуул. Хэн хэзээ архивласан, хэзээ хэн ямар засвар хийсэн гэх мэт мэдээллийг заавал баримтжуулан хадгалах нь зүйтэй.
Тогтмол хяналт:
Архив дах материалыг үнэлэх олон жил болж хугацаа нь өнгөрсөн бичиг баримтыг устгах эсвэл холбогдох албад шилжүүлэх зэргээр шинэчлэл хийгээрэй.
Гамшгийн бэлэн байдал:
Гамшгаас сэргийлэх төлөвлөгөөтэй бай. Байгалийн гамшиг, осол болон бусад гэнэтийн үйл явдлуудаас бүртгэлийг хамгаалах орчныг бүрдүүлэх хэрэгтэй. Архив нь байгууллагын түүх тул анхаарал хандуулаарай.
Холбоотой линк
- Татварын тайлан өгөх хугацаа 2023 он
- Гэрээт нягтлан бодогчийн гэрээний загвар
- Санхүүгийн тайланг энгийнээр тайлбарлая
- Ххоат-ын хөнгөлөлт чөлөөлөлт
.
